Бесплатная консультация по телефонам:

Россия

8 (800) 350-23-69 доб. 405

Москва и область

8 (499) 577-00-25 доб. 405

Санкт-Петербург и область

8 (812) 425-66-30 доб. 405

Прием онлайн-заявок: КРУГЛОСУТОЧНО

Электроннные документы у нотариуса


Боитесь потерять документы из-за их ветхости? Хотите всегда иметь при себе все необходимые справки, свидетельства, договоры, прочие юридические составляющие вашей жизни, но при этом нет возможности носить их каждодневно с собой? Требуется максимально быстро передать документы адресату в другой регион России? Не беда. Теперь в этих вопросах вам всегда придет на помощь нотариус.

Доступность новых электронных технологий для граждан

С июля 2014 года у граждан появилась возможность делать электронные экземпляры документов в любой нотариальной конторе на территории России и в дальнейшем пользоваться ими наравне с бумажными аналогами.

Такое нотариальное действие называется удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. За этим мудреным названием кроется достаточно простая процедура создания электронных версий бумаг, которые могут понадобиться человеку в любую минуту.

Технически данное действие заключается в следующем

Нотариус принимает в работу документ от гражданина, затем сканирует его, то есть создает электронную картинку, черно-белую фотографию, называемую «электронным образом». Данный электронный образ будет максимально соответствовать оригиналу, со всеми запятыми, неровностями и прочими особенностями (огрехами) документа, исполненного на бумаге. Далее к электронному образу присоединяется специальная удостоверительная надпись – текст, в котором нотариус сообщает, когда и за каким регистрационным (реестровым) номером им был создан данный документ. Такая надпись включается в электронный образ документа и также доступна для чтения.

Завершающим этапом будет подписание документа нотариусом посредством ключа подписи – специальной программной системы шифрования, имеющейся у нотариуса. Результат такого действия – подпись – на практике представляет собой отдельный файл, дополняющий электронный образ подобно тому, как привычные печать и подпись нотариуса дополняют бумажный документ.

В результате вы получаете полноценный документ и можете смело пользоваться им. Действующее законодательство (ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 6 Основ законодательства РФ о нотариате) специально устанавливает, что этот документ полностью соответствует бумажному экземпляру. При этом в отличие от бумажного документа электронный можно без труда копировать (создавать идентичные аналоги), пересылать в необходимые организации.

Удобство данной технологии сложно переоценить. По существу, возникновение такого способа обработки информации существенно сократило расстояния между населенными пунктами нашей необъятной Родины, ускорило и упростило гражданский оборот, повысило безопасность передачи данных. За примерами, подтверждающими данные тезисы, далеко ходить не надо: допустим, вам необходимо в кратчайшие сроки переслать доверенность вашему представителю, находящемуся на другом краю России. В этом случае вы можете обратиться к ближайшему нотариусу, сделать электронный документ и тут же доставить его в другой регион по сети интернет самостоятельно либо при помощи технических средств, имеющихся у нотариуса. Согласитесь, что это намного удобнее традиционных способов отправки документов. Фактически, означенное даже не является «отправкой» документа в привычном понимании, так как при таком способе передачи информации «отправитель» лишь входит в систему, сохраняет в ней документ, а «адресат» тут же получает к нему доступ.

Кроме того, электронный документ может храниться (а в перспективе – и создаваться) в общедоступной базе, и любой желающий может убедиться в его наличии, проверить его на действительность. Признаемся, что разместить (опубликовать, обнародовать) бумажный документ таким образом гораздо сложнее.

Другой вариант: всегда можно хранить документы в «облаке» (т. е. в виртуальной среде, на объединенных серверах) или в более закрытой среде – на СD-дисках, флеш-накопителях и пр. Такой подход обеспечивает вам возможность незамедлительно обратиться к требуемым документам, представлять их тому или иному чиновнику по мере необходимости подобно тому, как герой миниатюры Михаила Жванецкого «Я при себе» предъявлял справки по каждому поводу со словами: «А вот и справочка имеется».

Средства защиты электронного документа

Опасаетесь подделки полученного электронного документа? Боитесь, что он может попасть в руки недобросовестному человеку, который с помощью различных хитрых программных манипуляций переделает его, и вы узнаете о себе что-то новое? По этому поводу тревожиться также не стоит.

Дело в том, что электронный документ гораздо сложнее изменить. Как указывалось выше, такой документ по существу состоит из двух файлов, один из которых представляет собой электронный образ, то есть сам текст, доступный для чтения, а вторая часть – специальный файл подписи (квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи), содержащий открытую часть ключа (специального кода) нотариуса. Данный файл подписи – уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи.

В итоге, при любом внесении изменений в документ (электронный образ) подпись становится недействительной, так как нарушается ее математическая корректность. Причем указанная выше открытость подписи нотариуса (наличие в ней открытой части ключа) означает, что любое лицо может проверить данную подпись на действительность и для этого не требуется быть Штирлицем или компьютерным гением, обладать сложными средствами дешифрования текстов или техническими навыками: документ может быть проверен на определенных сайтах в сети интернет или с помощью простых доступных программ. Например, подтвердить верность файла можно на сайте электронного правительства по адресу: www.gosuslugi.ru/pgu/eds.

Не доверяете интернету? Установите программу КриптоАРМ или ее аналог и проверяйте документ через свой компьютер или смартфон в любое время дня и ночи. Такие программы специально созданы, чтобы не обременять вас технической информацией.

Согласитесь, что документ, содержащийся на бумажном носителе, проверить «на прочность» порой гораздо сложнее.

Кроме того, дубликат электронной подписи нотариуса хранится в специальной организации («удостоверяющем центре»), аккредитованной в соответствии с Федеральным законом № 185-ФЗ от 02 июля 2013 года Минкомсвязи РФ. При любых сомнениях в подлинности документа можно передать его на экспертизу в такую организацию для сличения электронной подписи, что также гарантирует надежность информации.

Наконец, подпись нотариуса, прилагаемая к документу, содержит в цифровой форме целый спектр важной информации, защищающей вас от всяких неожиданностей при работе с документом. Перечислим лишь некоторые из таких данных. Во-первых, в ней содержатся сведения о времени подписания документа.

Во-вторых, посредством проверки подписи можно установить тип шифрования, использованный нотариусом при подписании (так называемый вариант кодирования).

В-третьих, в файл подписи занесены данные сертификата ключа подписи нотариуса.

Сертификат представляет собой подтверждение, своеобразное «гарантийное письмо», выдаваемое удостоверяющим центром и определяющее, кем является подписант, в течение какого срока он может пользоваться данной подписью, какие документы он может подписывать этой подписью – так называемая политика сертификата. Последнее означает области применения подписи. Сертификат содержит серийный номер, уникальный отпечаток электронно-цифровой подписи, данные удостоверяющего центра.

Таким образом, в электронном документе записан в буквенно-цифровом виде огромный пласт информации о времени и характере подписания документа, о нотариусе, его подписавшем, иных обстоятельствах изготовления данного носителя информации, подобно тому, как «пляшущие человечки» в известном рассказе Артура Конана Дойля или изображение в рассказе «Золотой жук» Эдгара По содержали ценную информацию в зашифрованном виде.

Какие документы можно преобразовывать в электронный формат у нотариуса

Удобство электронных технологий дополняется тем, что любой гражданин имеет право обратиться к нотариусу за данным действием. Фактически, изготовление такого документа в общем виде аналогично свидетельствованию нотариусом верности копии с подлинника документа с тем лишь различием, что по результатам удостоверения равнозначности рождается новый подлинник документа, а не его копия.

Вместе с тем, есть и ограничения при удостоверении такого документа, наложенные законодательством либо определяемые существом тех правоотношений, которые подтверждает документ, составленный на бумажном носителе. Так, не допускается совершение данного нотариального действия в отношении следующих документов:
  • в отношении сделок в простой письменной форме;
  • в отношении документов, удостоверяющих личность;
  • в отношении документарных ценных бумаг. 
Кроме того, документ, с которого делается электронный образ, не должен иметь подчистки или приписки, зачеркнутые слова либо иные неоговоренные исправления, если они существенны. Документ также не может быть исполнен карандашом или посредством легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Наконец, документ, состоящий из нескольких листов, должен быть скреплен или его целостность должна быть обеспечена иным образом, исключающим сомнения в том, что это единый документ.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу

Описанное выше наглядно подтверждает, что развитие электронных технологий все больше меняет нашу жизнь. Однако прежний порядок все равно вносит свои коррективы, оставляет след. Например, владелец электронного документа может столкнуться с проблемой, когда электронный документ не принимается различными организациями в производство по причинам правового или технического характера. Например, тот, кому предназначен документ, не обладает необходимыми программными средствами или навыками работы с электронными носителями информации. Если документ предназначен для конкурса, возможно, что по условиям конкурса вся тендерная документация должна быть представлена в бумажном виде. Могут быть и иные обстоятельства.

К счастью, законодательством предусмотрена возможность изготовления документа на бумажном носителе на основе электронного документа, то есть совершение обратного действия. Данная процедура осуществляется в нотариальной форме посредством удостоверения нотариусом равнозначности доку мента на бумажном носителе электронному документу. Порядок его совершения определен статьей 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Технически указанная процедура заключается в проверке нотариусом качества подписи и в последующей распечатке текста электронного документа, составлении удостоверительной надписи, проставлении нотариусом печати и подписи на бумажном носителе.

Какие электронные документы можно преобразовывать в бумажный вид у нотариуса

Важно отметить, что если бумажный документ нотариус проверяет на предмет подчисток, приписок, иных неоговоренных исправлений и неточностей, электронный документ проходит несколько иную правовую и техническую экспертизу. При его изучении нотариус внимательно исследует данные электронной подписи лица, от которого исходит документ, с помощью специальных программных средств. В первую очередь, проверяется действительность сертификата подписи: каким удостоверяющим центром он выдан, не истек ли срок действия сертификата на момент подписания документа, не был ли отозван сертификат. Проверяется также действительность сертификата удостоверяющего центра. Наконец, нотариус проверяет, кем и когда подписан документ, обладает ли подписант необходимыми полномочиями, соответствуют ли данные о подписанте данным о лице, от которого исходит документ. В рамках указанных процедур важной составляющей является изучение самого качества подписи: если при работе с бумажным документом требуется проверить печать и подпись на предмет явных подделок, то при изучении цифровой подписи оценивается ее защищенность. Именно качество подписи документа определяет, можно ли перевести данный электронный документ у нотариуса в бумажный вид.

Дело в том, что электронные подписи бывают трех видов: простые, усиленные неквалифицированные, усиленные квалифицированные, и далеко не каждую из них нотариус может принимать в работу.

Давайте разберемся с тем, чем эти подписи отличаются друг от друга.

Как следует из названия, простая подпись является самой незащищенной. Она не позволяет проверить ее принадлежность лицу, выдавшему электронный документ. Кроме того, такая подпись не гарантирует целостность подписанного ею документа, отсутствие различных правок, иных изменений документа. По существу, она является лишь неким паролем (кодом), наложенным на документ лицом, выдающим себя за того или иного участника оборота. В «мире бумажных документов» аналогом электронного документа с такой подписью можно считать какой-либо текст, исполненный на обычной (незащищенной от подделок) бумаге и подписанный лицом, личность которого вам доподлинно не известна. Это не означает, что данный документ является подделкой, однако источник его происхождения должен вызывать известные сомнения.

Усиленная неквалифицированная подпись внушает больше доверия к изготовленному с ее помощью документу. Связано это с тем, что она позволяет в определенной мере установить лицо, подписавшее документ, так как ее принадлежность такому лицу подтверждает удостоверяющий центр. Другое дело, что такой удостоверяющий центр не аккредитован в соответствии с Федеральным законом № 185-ФЗ от 02 июля 2013 года Минкомсвязи. По существу, им является некое стороннее лицо, которому доверяет подписант и третьи лица, которым адресован документ. Опять же, в «мире бумажных документов» аналогом электронного документа с такой подписью можно считать любой текст, исполненный на обычной бумаге и подписанный гражданином в присутствии свидетеля, которому доверяет получатель документа и который до этого установил личность данного подписанта. Такие электронные подписи часто выдают банки своим клиентам для обеспечения работы системы дистанционного банковского обслуживания. Они обладают функцией криптографической защиты, то есть позволяют определить, не вносились ли изменения в текст подписанного ими документа. Клиент, подписавший документ таким образом и переславший его в банк, может быть уверен, что ничего лишнего в документе не появится. С другой стороны, у банка есть возможность убедиться в подлинности подписи на документе.

Наконец, усиленная квалифицированная подпись является наиболее защищенным способом передачи информации.

Действующее законодательство определяет, что нотариус может изготовить бумажный документ на основе электронного, только если электронный документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Документы, подписанные другими видами электронных подписей, в работу нотариусу категорически запрещено принимать. Это объясняется целым рядом особенностей такой подписи.

Во-первых, она производится с помощью криптографических средств, подтвержденных ФСБ, т. е. соответствующих стандартам качества (ГОСТ), установленным государством. Это обеспечивает выявление правок документа, произведенных после его подписания, гарантирует целостность его содержания.

Во-вторых, для ее изготовления применяются специальные технические средства электронной подписи. Такой подход позволяет гарантировать защиту самой подписи.

В-третьих, усиленные квалифицированные подписи (сертификаты на них) выдаются специальными удостоверяющими центрами, аккредитованными Минкомсвязи. Это также повышает доверие к источнику подписи. Важным плюсом является дополнительно то обстоятельство, что недействительность подписи на таком документе может быть установлена исключительно в судебном порядке.

В «мире бумажных документов» аналогом такого электронного документа является любое свидетельство, например, свидетельство о браке, свидетельство о государственной регистрации права, иные документы, исполненные на гербовой бумаге со степенью защиты категории «В» и выше, и пр. Однако в отличие от бумажных документов электронный носитель может быть всегда проверен на подлинность и для этого не требуется передавать его в специальные экспертные учреждения или в организацию, выдавшую данный электронный документ. Достаточно провести технические процедуры, указанные выше.

Отметим здесь, что данное обстоятельство объясняет, почему за совершением нотариального действия по удостоверению равнозначности бумажного документа электронному может обратиться любой гражданин, а не только лицо, выдавшие соответствующий документ (например, Росреестр, выдавший выписку в отношении недвижимости). Иными словами, любой гражданин имеет право обратиться к нотариусу с просьбой изменить формат имеющегося у него в наличии электронного документа, потребовать перевести его на более привычный носитель.

В заключение отмечу, что возможность создания электронных документов с помощью программных средств нотариуса и, наоборот, возможность переработки содержащихся в таких документах данных в бумажный вид является лишь одним небольшим примером внедрения в нашу повседневную жизнь открытых электронных систем. О других вариантах работы с электронными документами будет рассказано в дополнительных материалах.


Анатолий Арбузов, нотариус Санкт-Петербурга; кандидат юридических наук