Бесплатная консультация по телефонам:

Россия

8 (800) 350-23-69 доб. 405

Москва и область

8 (499) 577-00-25 доб. 405

Санкт-Петербург и область

8 (812) 425-66-30 доб. 405

Прием онлайн-заявок: КРУГЛОСУТОЧНО


Отправка документов через нотариуса


Каждый из нас хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью передать какое-то сообщение или документ другому лицу и получить доказательство его отправки или доставки.

Такое отправление при этом может иметь совершенно разное содержание, смысл, например, представлять собой уведомление соседу о продаже собственником своего имущества или заявление участника организации о выходе из сообщества, предложение совершить сделку, выражать согласие конкурсанта на участие в конкурсе, содержать требование участника, обращенное к организации, о выкупе его доли в уставном капитале этой организации, уведомление застройщика участнику долевого строительства о необходимости погасить задолженность, иное требование об исполнении обязанности (обязательств).

Передаваться может и целый пакет документов, в частности, тендерная документация, документы, подтверждающие обстоятельства исполнения каких-либо обязательств, электронные документы и даже целые программные средства, авторские рукописи (произведения).

Наконец, отправление может быть вообще не наполнено каким-либо юридически значимым содержанием: в частности, представлять собой поздравительную открытку или сообщение наподобие письма одного чеховского персонажа своему «ученому соседу» о том, что «это так, потому что это так», - здесь главное, чтобы данное отправление, а также его доставка, имели какое-то значение для самого отправителя.

Как добиться безупречного доказательства отправки или доставки такого сообщения адресату? Наилучшим способом будет обращение к нотариусу. Дело в том, что одно из направлений деятельности нотариуса как раз и заключается в независимом и беспристрастном фиксировании различных юридических фактов, т. е. обстоятельств, имеющих юридическое значение. Доказательство направления или доставки документа как раз относится к таким фактам, которые подтверждает нотариус. Судите сами: получив от отправителя тот или иной документ и указание об условиях его доставки, нотариус препровождает этот документ адресату, а затем подтверждает направление и доставку этой корреспонденции посредством выдачи специального свидетельства. Такой документ, выдаваемый нотариусом, будет хорошим аргументом в случае споров относительно содержания отправления и обстоятельств его доставки. При этом важно понимать, что передавая документы, нотариус не отвечает за содержание отправления. В этом плане работа нотариуса оказывается сродни деятельности народного певца, акына, который наблюдает за окружающей действительностью и лишь облекает увиденное в складные и четкие вирши.

Данное нотариальное действие называется передачей документов и заявлений граждан другим гражданам и организациям. Оно регулируется статьей 86 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, Правилами нотариального делопроизводства, а также специальным Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий.

Возможные способы передачи документов

С чего начать передачу документов? В первую очередь, необходимо выбрать способ доставки корреспонденции. Нотариус может передать документы адресату лично (под расписку), заказным письмом с уведомлением (в том числе, при желании, курьерской доставкой), с использованием технических средств (по факсу, интернету, в иной электронной форме). Другие способы отправки документов через нотариуса законодательством пока не предусмотрены.

Выбор варианта отправления корреспонденции имеет большое значение, так как от этого зависят действия нотариуса по организации доставки документов, надежность передачи, время доставки и, конечно же, стоимость такого мероприятия.

Поскольку процедура передачи документов нотариусом сильно отличается в зависимости от выбранного способа доставки, рассмотрим каждый из вариантов отправления корреспонденции отдельно.

Передача документов почтовым отправлением

Наиболее распространенным способом является передача документов по почте. Объясняется это развитым сервисом доставки корреспонденции и необъятными просторами нашей родины.

Для начала нотариус устанавливает личность отправителя на основании паспорта или иного документа, исключающего любые сомнения в этом плане. Если обратившийся действует от имени другого лица, ему необходимо представить документы, подтверждающие его полномочия. Это может быть, например, свидетельство о рождении ребенка или иной документ, согласно которому такое лицо является законным представителем несовершеннолетнего, доверенность, документы от организации, подтверждающие полномочия ее руководителя. Выяснение этих обстоятельств необходимо нотариусу, чтобы точно определить отправителя корреспонденции, обеспечить бесспорность совершаемого нотариального действия.

На следующем этапе нотариус изучает передаваемую корреспонденцию. Документы должны быть представлены нотариусу в подлинниках. При этом понятие «подлинники» в данном случае надо рассматривать в широком смысле: как документы, имеющие подписи и иногда (когда требуется) - печати, а не как документы от первоисточника. Например, никто не запретит вам препроводить через нотариуса на какой-нибудь конкурс-собеседование нотариальные копии ваших документов об образовании и засвидетельствованные копии прочих документов, подтверждающих ваши успехи в труде и учебе. Передача оригиналов таких документов вызовет лишь легкое недоумение, хотя и докажет ваше рвение к победе.

Если каких-то документов не хватает для передачи, их можно составить у нотариуса. Например, нотариус может засвидетельствовать подлинность подписи заявителя на документе, который предполагается отправить адресату.

Далее выясняются все обстоятельства отправки. Именно в этот момент нужно окончательно определиться со способом передачи документов через нотариуса. Дело в том, что согласно действующему законодательству нотариус должен четко записывать со слов заявителя (обратившегося) всю информацию об условиях передачи корреспонденции. Если передача документов планируется почтовым отправлением, условия передачи корреспонденции могут быть записаны в заявлении, составленном от имени клиента, либо в специальном протоколе фиксирования информации, подписанном клиентом и нотариусом. Если передаются электронные документы (файлы), протокол обязателен.

Как правило, составление протокола фиксирования информации может быть вызвано необходимостью внести ясность в некоторые обстоятельства передачи документов. Например, нотариус может отразить в протоколе состав передаваемых документов, их особенности, условия (в том числе способ) передачи документов, адрес отправления, данные получателя. Допускается также указание в протоколе того факта, что нотариус не несет ответственности за содержание отправления, возможную потерю или порчу корреспонденции почтовым оператором (курьером), потерю почтовым оператором персональных данных клиента, содержащихся в отправлении (при наличии), совершения оператором иных нарушений порядка доставки документов (особенно если выбранный отправителем способ доставки внушает нотариусу известные сомнения). Наконец, протокол фиксирования информации удобен в случае отправления большого количества документов, в частности документов на тендер. В такой ситуации у нотариуса нет необходимости оставлять в своих делах копии отправленных документов - достаточно лишь описать передаваемые документы в протоколе.

Далее, нотариус изготавливает копии передаваемых документов, которые остаются у него в деле, либо, как указывалось, - отражает перечень отправления в протоколе. При необходимости клиенту выдается расписка в получении документов.

Все остальные действия - забота нотариуса. Так, нотариусу надлежит составить сопроводительное письмо и препроводить документы адресату по почте.

По просьбе отправителя нотариус выдает ему свидетельство о направлении документов адресату. Этот документ может быть выдан, даже если передача документа не состоялась. В такой ситуации в свидетельстве о направлении документов указываются причины невозможности передачи корреспонденции. Например, может статься, что адресат не явится на почту для получения документов. Это обстоятельство не должно смущать отправителя, так как указанная информация будет отражена нотариусом в свидетельстве. При этом важно понимать, что если отправление содержит юридически значимую информацию, например, извещение, заявление, требование, оно все равно считается доставленным адресату, даже если тот не пожелал ознакомиться с таким сообщением. Как говорится, в социальном мире даже пассивность является активным действием.

Наконец, в случае подтверждения получения адресатом переданных документов нотариус выдает свидетельство о передаче документов. К свидетельству могут быть приобщены копии доставленной корреспонденции. На этом совершение нотариального действия завершается.

Передача электронных документов

В нотариальной практике все большее распространение получает другой способ направления корреспонденции - передача документов в электронной форме.

Несмотря на сложность названия, данное действие, пожалуй, самое простое в реализации. Дело в том, что современные технологии позволяют человеку создать документ и поделиться им с другим лицом, даже не выходя из помещения. Достаточно наличия компьютера, определенных программных средств и доступа к интернету, чтобы направить нужную информацию адресату. Однако участие нотариуса в данной процедуре обеспечит надежность такой передачи и получение подтверждения доставки отправления.

Какие действия совершает нотариус при передаче электронных документов? В целом процедура похожа на обычную отправку корреспонденции по почте. Например, на начальном этапе также происходит установление личности отправителя и изучение подлинников документов, которые необходимо доставить. Далее, отправитель может предоставить нотариусу для электронной отправки как собственно электронные документы, так и обычные документы на бумажных носителях.

Если нотариусу предъявили «бумажные» документы, нотариус изготовит на их основе электронные документы, т. е. фактически подготовит корреспонденцию для электронной отправки. Делается это следующим образом: во-первых, происходит сканирование (фотографирование) «бумажного» документа. По итогам сканирования появляется электронный образ документа. Это еще не подлинный документ, а только его копия, картинка, фотография. Затем, нотариус формирует или сканирует специальную удостоверительную надпись, которая будет содержаться в названном выше электронном образе. Она называется удостоверительной, потому что в ней содержится подтверждение достоверности данной картинки (электронного образа) ее бумажному носителю. Третий этап преобразования документа из бумажного в электронный - его подписание нотариусом. Для этого происходит шифрование полученного электронного образа специальными программными и техническими средствами, имеющимися у нотариуса.

Если нотариусу предъявили для отправки уже готовый электронный документ, он проверит квалифицированную усиленную электронную подпись, т. е. особый шифр, содержащийся в этом документе. Если принадлежность (т. н. «неотрекаемость») этой электронной подписи лицу, указанному в документе в качестве конечного подписанта, будет подтверждена, нотариус возьмет такой подлинник в работу. В противном случае документ будет возвращен, поскольку будет являться лишь копией (электронным образом) или обычным файлом-текстом, не содержащим подписи.

Разобравшись с корреспонденцией, нотариус выясняет все обстоятельства ее отправки. Для этого составляется протокол фиксирования, подписываемый нотариусом и отправителем. В нем указывается, кому отправляются документы, адрес и способ передачи таких документов. Вся эта информация должна быть очень четко отражена в бумаге нотариусом и проверена отправителем, ведь любая неточность в указании способа передачи электронных документов (например, электронного адреса получателя) может привести к их ошибочному вручению совершенно посторонним лицам. Также в протоколе могут быть описаны электронные документы, передаваемые нотариусом, разъяснения, данные нотариусом относительно возможных последствий передачи электронных документов по открытым каналам связи, указание нотариуса об условиях подтверждения им факта доставки документов адресату. Протокол подписывается нотариусом и заявителем. В получении электронных документов также выдается расписка. Совершаются записи в реестрах.

Наступает стадия подготовки электронного пакета и его отправки. Так как при любой передаче документов нотариус их препровождает, изготавливается сопроводительное письмо. Печать и подпись на нем при этом не ставится - их заменит электронная подпись нотариуса. Письмо прилагается к корреспонденции. Если нотариус передает электронные документы физических или юридических лиц, подписанные квалифицированными электронными подписями данных лиц, такие документы формируются в пакет электронных документов, подписанный квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Передачу созданного пакета электронных документов нотариус осуществит в строгом соответствии с информацией, указанной в протоколе. После отправки документов отправителю может быть выдано свидетельство, подтверждающее направление пакета документов. Важно иметь в виду, что свидетельство о доставке документов адресату нотариус может выдать лишь при наличии убедительных доказательств этого факта, например - уведомления адресата о вручении отправления с проставлением усиленной квалифицированной электронной подписи.

Отметим также, что передачу документов в электронной форме необходимо отличать от некоторых других нотариальных действий, как по содержанию, так и по смыслу.

В частности, нотариус довольно регулярно совершает действие по удостоверению равнозначности содержания электронного документа содержанию бумажного носителя. Это отдельная процедура, которая заключается лишь в преобразовании нотариусом какой-либо бумаги (доверенности, свидетельства, согласия и пр.) в полноценный электронный документ и выдаче клиенту изготовленного файла. Причем такой файл выдается обратившемуся лицу любым способом, согласованным с таким лицом.

Никакого нотариального действия по передаче документа при этом в юридическом смысле не происходит, никаких заявлений и протоколов не требуется, удостоверения каких-либо фактов не наблюдается, в участии других нотариусов при совершении данного действия также нет никакой необходимости. Нотариус в этом случае подобен ювелиру, выдающему заказчику результаты своего творчества способом, оговоренным заказчиком: как только заказчик расписался в бумагах ювелира в получении изделия, судьба украшения зависит только от заказчика. Способ выдачи электронного документа нотариус при этом фиксирует со слов заявителя специальным образом, отличным от общего порядка, - путем записи в реестре нотариальных действий ЕИС.

Личное вручение документов

Отдельным вариантом передачи документов является их доставка нотариусом или исполняющим обязанности нотариуса лично адресату. По процедуре принятия нотариусом документов в работу и их оформления этот способ передачи ничем не отличается от указанных выше. Так, нотариус принимает документы в бумажном или в электронном виде для их последующего вручения, обстоятельно выясняет все подробности вручения документов и фиксирует информацию одним из указанных выше способов (посредством протокола или заявления). Однако все дальнейшие действия нотариуса строго протоколируются. В частности, нотариус записывает в протокол дату и время вручения отправления адресату, факт установления личности этого лица и его полномочий (при наличии), указывает иную информацию об обстоятельствах вручения документов, просит адресата расписаться в протоколе в получении корреспонденции, а в случае отказа лица от такого подписания - отображает это все в том же протоколе.

Как видите, в передаче документов есть масса различных тонкостей, поэтому лучше поручать такие действия профессионалам. Нотариусы всегда помогут вам в этом разобраться, быстро, оперативно доставят любую документацию.


Анатолий Арбузов, нотариус Санкт-Петербурга, кандидат юридических наук